Wir sind zurück mit dem vierten Teil unserer „Hinter den Kulissen“ Blogartikel-Serie! Dieses Mal tauchen wir gemeinsam mit unserer Quality Assurance Managerin Kajsa Arnlund in InstaFreights Operations Welt ein. Unsere „Ops“ Abteilung ist eine der treibenden Kräfte hinter unserer digitalen Erfolgsgeschichte. Kajsa ist seit Mitte Juli 2020 Teil des Teams und trägt seitdem mit ihrer internationalen Berufserfahrung in der Logistik zum Wachstum und Erfolg von InstaFreight bei.
1. Du bist seit gut einem halben Jahr Teil von InstaFreight. Wie war dein Onboarding inmitten der Covid-19 Krise?
Ich kann mich noch genau an meinem ersten Tag bei InstaFreight erinnern. Es war auf jeden Fall eine außergewöhnliche Erfahrung, von Zuhause aus in einen neuen Job einzusteigen. Aber das gesamte InstaFreight Team hat sich vom ersten Tag an sehr bemüht, mich schnell zu integrieren und mir das Gefühl von einem “normalen” Onboarding zu geben. In den ersten Tagen des digitalen Onboarding Prozesses, wurde uns Neustartern die Geschichte des Unternehmens, die laufenden Projekte und die spannenden Zukunftspläne vorgestellt. Die verschiedene Abteilungsleiter, sowie auch die Geschäftsführer haben sich Zeit genommen, uns digital kennenzulernen und uns mehr über ihre Aufgabenbereiche und Funktionen bei InstaFreight zu erzählen. Es gab sogar die Möglichkeit, die Mittagspause mit anderen Neustartern, Kollegen aus dem HR-Team oder mit meinem zugewiesenen Buddy* digital zu verbringen; eine tolle Idee, um die spontanen Gespräche im Büro zu ersetzen.
* Hier kannst du mehr über unser Buddy System erfahren.
2. Wie bist du in der Logistik gelandet?
Als Teil meines Studiums in Deutsch und Sprachwissenschaften musste ich ein Jahr in einem deutschsprachigen Land verbringen. Eine österreichische Spedition hat sich zu dieser Zeit an meiner Universität vorgestellt und mir einen ersten Einblick in die Speditionswelt gegeben. Nach einem erfolgreichen Bewerbungsprozess und intensiven Schulungen, habe ich die Abläufe einer traditionellen Spedition kennengelernt, an Straßen- und Intermodalverkehr zwischen Spanien und Skandinavien gearbeitet und Kunden aus diesen Ländern betreut. Als ich nach Berlin gezogen bin, habe ich bei e-Commerce Unternehmen die Logistikprozesse mitverwaltet und -gestaltet.
Logistik fasziniert mich seit meiner Zeit in Österreich und ist für mich etwas besonderes, da sie genau so wie Sprachen, Menschen verbindet. Die Mischung aus Problemlösung, Kommunikation mit verschiedenen Stakeholdern, Eigenverantwortung und Teamarbeit begeistert mich. Wir sind alle an diesem breiten, globalen Logistik-Netzwerk angebunden und ich freue mich darauf, zusammen mit InstaFreight dieses Netzwerk noch robuster, digitaler und anpassungsfähiger zu machen.
3. Und wie bist du auf InstaFreight gekommen?
Nach meiner Zeit als Kunde von Logistikunternehmen wollte ich zurück zur anderen, koordinierenden Seite wechseln und ein Unternehmen finden, in dem ich mich weiterentwickeln und mir eine langfristige Zukunft vorstellen kann. Durch LinkedIn wurde ich auf InstaFreight aufmerksam und war direkt vom einzigartigen digitalen Produkt und der Mischung aus internationalem Start-Up Feeling und traditionellem Logistik Know-How überzeugt. Je mehr ich über die Unternehmenswerte, interne Weiterentwicklungsmöglichkeiten und den engagierten aber vertrauensvollen Führungsstil gelernt habe, desto mehr wollte ich Teil von InstaFreight sein.
4. Das ist schön zu hören – kannst du uns erklären, wie genau das Operations Team aufgebaut ist?
Operations bei InstaFreight ist sehr vielseitig und besteht nicht nur aus verschiedenen Dispositionsabteilungen, sondern umfasst auch das Team für unseren neuen Service Transport Management und das Operations Development Team für die Verbesserung von Prozessen und der Weiterentwicklung unseres Services an Frachtführer.
Unsere Dispo Abteilung besteht aus mehreren kleinen Teams, die je einer bestimmten Region zugewiesen sind. Die Betreuung einiger Großkunden verläuft allerdings unabhängig von der Region, damit der Kunde immer den gleichen Ansprechpartner hat. Zusätzlich hat unsere Abteilung auch mehrere Disponenten, die keinem Team zugewiesen sind, flexibel einspringen und oftmals für bestimmte Projekte oder Partner zuständig sind. Das Operations Team sitzt in Berlin und Polen, arbeitet eng untereinander sowie auch mit anderen Abteilungen, wie zum Beispiel Sales und Business Development, zusammen.
Mein Team besteht aus drei Disponenten (Forwarding Managern), drei Quality Assurance Managern und einem Team Lead. Die Disponenten sind für die Transporteinplanung und Kapazitätsbeschaffung zuständig, während die Quality Manager Kunden stets als operative Ansprechpartner zur Seite stehen und sicherstellen, dass Transporte pünktlich durchgeführt werden. Die typischen Dispositionsaufgaben sind zwischen den Rollen aufgeteilt und man kann sich dadurch besser auf gebündelte Aufgaben konzentrieren, effizienter arbeiten und anhand von gezielten Reports regelmäßiges Feedback zur Leistung und zum Service erhalten.
5. Wie würdest du deinen typischen Arbeitstag beschreiben?
Als Quality Assurance Manager mit einigen zugewiesenen Stammkunden habe ich den goldenen Mittelweg zwischen Routine und Abwechslung. In der Regel fange ich zwischen 8 und 8:30 Uhr an und nehme mir die erste halbe Stunde, um alle E-Mails, interne Nachrichten und Listen für den Tag durchzugehen. Ich verschaffe mir zunächst einen Überblick über offene Transporte und fange dann mit den dringendsten Aufgaben oder Fragen an.
Ich verifiziere, dass alle Transporte korrekt im Portal eingebucht sind und stehe Kunden bei Fragen zur Seite. Mit unserem Team Lead, den zwei anderen Quality Assurance Managern und den drei Disponenten habe ich immer das Gefühl gegenseitiger Unterstützung. Durch unsere regelmäßigen Team Check-In Meetings halten wir dauerhaft Rücksprache miteinander und arbeiten zusammen an Lösungen mit denen wir die Transporte reibungslos einplanen und durchführen können. Mit den Kollegen aus Sales und Key Account Management gibt es auch einen ständigen Austausch und diese Meetings bereiten beiden Seiten die Möglichkeit, mehr über Kunden zu erfahren und Prozesse zu optimieren.
Mein Tag endet meist mit letzten Updates an Kunden mit laufenden Transporten und mit einer Übergabe an unsere Nachtschicht, die zusammen mit der Tagesschicht InstaFreights 24/7 Erreichbarkeit sicherstellt.
6. Und zu allerletzt, was war dein bisher schönstes Erlebnis bei InstaFreight?
Die ersten E-Mails von Kunden, die mit unserem Service äußerst zufrieden waren und sich deshalb ausdrücklich über die Zusammenarbeit mit uns als starken Partner gefreut haben, werden immer in Erinnerung bleiben. Das sind sehr schöne kleine Erfolge! Außerdem war mein Geburtstag, ungefähr ein Monat nachdem ich bei InstaFreight angefangen habe, besonders toll. Trotz Corona und Home Office wurde ich im Büro von einem geschmückten Schreibtisch überrascht – alles natürlich „Covid-friendly“. Die Anrufe, E-Mails und Direktnachrichten von Kollegen im Laufe des Tages haben mir bestätigt, dass ich trotz einem Remote Onboarding direkt Teil des tollen InstaFreight Teams bin!
Danke Kajsa für diese spannenden Insights und wir freuen uns auf viele weitere erfolgreiche Monate und Jahre gemeinsam mit dir!
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