Der Ausbruch von COVID-19 hat das Leben vieler Menschen verändert und fast jedes Unternehmen ist von der Ausbreitung des Coronavirus betroffen. Viele Firmen, für die es möglich ist weiterhin in Betrieb zu bleiben, passen sich der aktuellen Situation an, um Mitarbeitern das Arbeiten von Zuhause aus zu ermöglichen. Während dieser Zeit, die voller Ungewissheiten steckt, ist eine Sache jedoch klar: Die Arbeitswelt ist nicht mehr das, was sie noch vor ein paar Wochen war und sie wird sich in Zukunft stark verändern.
Der Sicherheit unseres gesamten InstaFreight Teams zuliebe, arbeiten alle Mitarbeiter momentan von Zuhause aus. Zusammen als Unternehmen helfen wir dadurch die exponentielle Ausbreitung von COVID-19 zu verlangsamen. Unser digitales Geschäftsmodell und unsere digitale DNA haben uns eine reibungslose und erfolgreiche Umstellung zu Home Offices ermöglicht. Weiterhin bieten wir unseren Verladern ausreichend Transportmöglichkeiten und sind immer für sie erreichbar.
Wie managen wir Homeoffices?
Arbeiten im Homeoffice bringt viele Herausforderungen mit sich: Mangel an menschlicher Interaktion und Gemeinsamkeit, Probleme in der Kommunikation, Produktivitätsverlust, … Während InstaFreight’s Geschäftsmodell schon immer ‘remote-ready’ war, haben wir einige Veränderungen in unseren Arbeitsstrukturen vorgenommen, um dafür zu sorgen, dass Mitarbeiter weiterhin glücklich sind und die Arbeitseffizienz erhalten bleibt. Unser Hauptziel dabei ist es, den Teamgeist und die tolle Firmenkultur am Leben zu halten, die InstaFreight so besonders machen. Durch regelmäßige Videokonferenzen bleiben wir miteinander verbunden und sind immer auf dem Laufenden. Anwendungen wie Zoom, Skype und Trello sind perfekt dafür, im Homeoffice vernetzt und organisiert zu bleiben. Da Kommunikation extrem wichtig ist, haben wir folgende Kommunikationskanäle eingeführt bzw. adaptiert:
- Dailys:
Unsere Teams haben morgendliche Telefonate implementiert, um gemeinsam in den Tag zu starten, Aufgaben zu besprechen und anstehende Themen zu diskutieren. Dies ist perfekt, um den Teamgeist aufrechtzuerhalten und weiterhin effizient zu arbeiten.
- Wöchentliche digitale Allhands:
Eine unserer Firmentraditionen ist es, gemeinsam ins Wochenende zu starten. Jeden Freitagnachmittag versammeln wir uns im Büro und gehen über wichtige and anstehende Dinge, während wir ein kühles Bier und ein leckeres Stück Pizza genießen. Um diese Tradition beizubehalten, haben wir digitale Allhands Meetings organisiert; so können wir weiterhin die Arbeitswoche gemeinsam beenden. Das Einzige was fehlt ist das TEAM, und ja – natürlich auch Pizza und Bier für jeden.
- Monatliche virtuelle Fireside Chats:
Jeden Monat haben Mitarbeiter die Chance, sich digital mit unseren CEOs zu treffen und ihnen Fragen zu stellen. FireSide Chats sind nichts Neues in unserem Unternehmen, aber anstatt im Office, sind sie nun virtuell. Dies ist eine weitere Gelegenheit sich mit anderen Teammitgliedern zu unterhalten, Ideen auszutauschen und insgesamt Konversationen zu haben. Außerdem teilen wir dort auch die Ergebnisse unserer anonymen OfficeVibe Umfragen und erklären, was InstaFreight unternimmt, um aktuelle Herausforderungen zu meistern, Mitarbeiter-Feedback umzusetzen und neue Ideen zu realisieren.
- Wöchentliche Q&A Chats:
Diese haben wir neu eingeführt und sie sind ein großartiger Weg mit dem gesamten Team verbunden zu bleiben und als Arbeitgeber weiterhin transparent zu sein. Im Laufe regulärer Arbeitstage gibt es so viele Möglichkeiten sich mit Anderen auszutauschen – während der Mittagspause, in der Küche wenn man sich einen Kaffee macht, vor einem geplanten Meeting, und so weiter. All diese Kommunikationswege brechen durch Homeoffices weg. Die wöchentlichen Q&A Chats sollen dabei helfen, fehlende menschliche Interaktionen zu ersetzen und sie geben Mitarbeitern die Chance, Fragen zu stellen, die sie besonders in diesen Zeiten beschäftigen.
- Wöchentliche Mitarbeiter Newsletter:
Um sicherzustellen, dass Mitarbeiter immer top informiert sind, hat unser HR Team angefangen, jeden Donnerstag einen internen Newsletter rauszuschicken. Dadurch sind Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand und wir verbessern den Informationsfluss!
Abgesehen von diesen neu implementierten Arbeitsformaten, die dazu beitragen, unseren Teamgeist zu erhalten, sind alle Meetings die normalerweise persönlich stattfinden, nun digital. Wir ermutigen unsere Mitarbeiter auch gemeinsam virtuelle Mittagspausen, morgendliche kurze Telefonate und so vieles mehr zu veranstalten, um sich mit ihren Kollegen und dem ganzen Team austauschen zu können.
Wir bei InstaFreight schätzen uns sehr glücklich, unsere Firma von Zuhause aus betreiben zu können. Dank unserem großartigen Team, war die Umstellung zu Homeoffices erfolgreich und reibungslos!
Bleibt gespannt auf den zweiten Teil unserer Home Office Blogartikel Serie, in der wir tolle Tipps für effektives Arbeiten im Home Office mit euch teilen! Bis dahin, bleibt alle sicher!
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