Wracamy z kolejną edycją serii artykułów na naszym blogu pt. „Za kulisami”! Tym razem z naszą Quality Assurance Manager Kajsą Arnlund zgłębiamy się w świat operacji, które są jedną z sił napędowych naszego cyfrowego sukcesu. Kajsa dołączyła do naszego zespołu w lipiec tego roku i od tamtej pory dzięki swojemu międzynarodowemu zawodowemu doświadczeniu w logistyce – wspiera nasz wzrost i rozwój.  

1. Dołączyłaś do naszego zespołu 4 miesiące temu. Jak wyglądało Twoje wdrożenie w czasach kryzysu związanego z Covid-19?

Wciąż bardzo dobrze pamiętam mój pierwszy dzień w InstaFreight. Zdecydowanie niezwykłym doświadczeniem było rozpoczęcie nowej pracy z domu, jednak cały zespół InstaFreight wykonał fantastyczną pracę integrując się ze mną i dając mi poczucie „normalnego” procesu wdrożeniowego.

W ciągu kilku pierwszych dni procesu cyfrowego wdrożenia wraz z innymi nowoprzyjętymi osobami dowiedziałam się więcej o organizacji, bieżących projektach i kescytujących planach na przyszłość. Poszczególni szefowie działów, jak również kadra zarządzająca poświęcili trochę czasu, aby cyfrowo się z nami zapoznać i podzielić się swoją wiedzą i rolą jaką pełnią w InstaFreight. Mieliśmy nawet możliwość cyfrowo zjeść razem obiad wraz z innymi nowoprzyjętymi koleżankami i kolegami, zespołem HR oraz przydzielonymi do nasz Buddy’mi. Był to świetny pomysł, aby zastąpić spontaniczne rozmowy i spotkania w biurze.

* Chcesz dowiedzieć się więcej na temat naszego Buddy System?

2. Jak trafiłaś do branży logistycznej?

W ramach studiów z zakresu Germanistyki i Lingwistyki musiałam spędzić rok w niemieckojęzycznym kraju. Jedna z austriackich firm spedycyjnych zaprezentowała swoją działalność na uczelni, na której wówczas studiowałam, i to ona dała mi pierwszy wgląd w świat logistyki. Po udanym procesie aplikacyjnym ukończyłam intensywne szkolenie, poznałam procesy tradycyjnej firmy spedycyjnej, pracowałam przy transportach drogowych i intermodalnych między Hiszpanią a Skandynawią oraz zajmowałam się tamtejszymi klientami. Po przeprowadzce do Berlina pracowałam w wielu firmach z branży e-commerce, administrując ich procesy logistyczne.

Logistyka fascynowała mnie od czasów mojego pobytu w Austrii. Uwielbiam jak łączy ludzi w taki sam sposób jak języki. Połączenie rozwiązywania problemów, komunikowania się ze wszystkimi zainteresowanymi stronami, odpowiedzialność za siebie i zespół napawa mnie entuzjazmem. Wszyscy jesteśmy połączeni z tą globalną siecią logistyczną i bardzo jestem podekscytowana mozliwością pracy nad tym, aby ta sieć stała się solidniejsza, cyfrowa i dająca się przystosować razem z InstaFreight.

3. Bardzo ciekawe – i jak dokładnie trafiłaś na InstaFreight?

Po okresie pracy jako klient firm logistycznych, chciałam wrócić na drugą stronę, która jest odpowiedzialna za koordynację i znaleźć organizację, w której będę mogła dalej rozwijać swoje umiejętności i widzieć siebie w niej w dłuższej perspektywie czasu. Po raz pierwszy usłyszałam o InstaFreight poprzez LinkedIn i ten niezwykły, cyfrowy produkt oraz połączenie międzynarodowej atmosfery startupów z tradycyjnym logistycznym know-how bezpośrednio mnie przekonało. Im więcej dowiadywałam się o wartościach organizacyjnych, możliwościach rozwoju wewnętrznego oraz aktywnym i pełnym zaufania stylu przywództwa – to tym bardziej chciałam dołączyć do InstaFreight.

4. Czy możesz nam powiedzieć, jak zbudowany i zorganizowany jest zespół operacji?

Operacje w InstaFreight są bardzo wszechstronne i składają się z różnych działów dyspozytorskich, jak również z zespołu odpowiedzialnego za naszą nową usługę Transport Managementu oraz zespołu ds. rozwoju operacyjnego pracującego nad ciągłym doskonaleniem i rozszerzaniem naszych usług dla przewoźników. 

Nasz dział Dispo jest podzielony na kilka mniejszych zespołów, które są przydzielane według regionów. Mamy również wielu większych klientów, którymi zarządzamy niezależnie od regionu, aby mieć pewność, że ci partnerzy mają zawsze tę samą osobę kontaktową. Dodatkowo, mamy kilku dyspozytorów, którzy nie są przypisani do konkretnego zespołu; są bardziej elastyczni i wspierają specjalne projekty i partnerów. Dział operacyjny znajduje się zarówno w Berlinie, jak i w Polsce, które ściśle ze sobą współpracują, a także ze wszystkimi innymi działami, takimi jak dział sprzedaży i rozwoju biznesu (business development).

Mój zespół składa się z trzech dyspozytorów (spedytorów), trzech managerów zapewnienia jakości (Quality Assurance Managers) oraz jednego kierownika zespołu. Dyspozytorzy są odpowiedzialni za planowanie transportów i pozyskiwanie przepustowości, natomiast managerowie Jakości są zawsze dostępni dla klientów i zajmują się wszystkimi zadaniami, począwszy od sprawdzania zamówień w systemie, aż po zapewnienie, że transporty dotrą na czas. Typowe zadania operacyjne są rozdzielone na poszczególne role. Daje to wszystkim możliwość skupienia się na zadaniach łączonych, bardziej efektywnej pracy i regularnego otrzymywania informacji zwrotnych na temat wydajności usług poprzez ukierunkowane raporty.

5. Jak opisałabyś swój typowy dzień w pracy?

Jako manager ds. zapewnienia jakości z wieloma wyznaczonymi stałymi klientami, moja praca obejmuje połączenie pomiędzy rutyną a różnorodnością. Moje dni rozpoczynają się zazwyczaj między 8 a 8.30 rano. Pierwsze pół godziny spędzam przeglądając e-maile, wewnętrzne wiadomości i zadania na dany dzień. Pomaga mi to uzyskać szybki przegląd otwartych transportów i pozwala zacząć od najbardziej naglących spraw lub pytań. 

W spokojniejszych chwilach sprawdzam, czy wszystkie ładunki są prawidłowo zaksięgowane na naszym portalu, jednocześnie będąc stale dostępną w przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości ze strony klientów. Z naszym kierownikiem zespołu, dwoma pozostałymi managerami ds. zapewnienia jakości i trzema dyspozytorami mam zawsze poczucie wzajemnego wsparcia. Nasze regularne spotkania pomagają nam stale wymieniać informacje oraz planować i sprawnie realizować wszystkie transporty. Często komunikujemy się również z kolegami z działu sprzedaży i zarządzania kluczowymi klientami, co pozwala wszystkim zaangażowanym zespołom lepiej poznać klientów i zoptymalizować procesy. 

Moje dni zwykle kończą się ostatnimi aktualizacjami dla klientów z trwającymi transportami i przeniesieniem zaległych zadań na nocną zmianę, które wraz z tą dzienną są dostępne 24 godziny na dobę przez 7 dni w tygodniu dla wszystkich partnerów InstaFreight.

6. I na koniec, jakie do tej pory było Twoje najlepsze doświadczenie w InstaFreight?

To, co zawsze będę pamiętać, to pierwsze maile od klientów, którzy byli niezwykle zadowoleni z naszego serwisu i zadowoleni ze współpracy z nami jako swoim silnym partnerem. Są to zawsze małe, ale jednocześnie i wielkie sukcesy! Ponadto, moje urodziny w InstaFreight, około miesiąc po dołączeniu do firmy, również były niezapomniane. Pomimo Covidu i dużej ilości pracy z domu, kiedy przyszłam do biura, byłam zaskoczona pięknie udekorowanym biurkiem – wszystko oczywiście „Covid-friendly”. Rozmowy telefoniczne, e-maile i wiadomości, które otrzymywałam tego dnia od wszystkich kolegów z różnych działów, przypomniały mi, że pomimo zdalnego wdrożenia, stałam się częścią niesamowitego zespołu InstaFreight.

Dziękujemy Kajsa za ten interesujący wgląd w działalność operacji i nie możemy się doczekać wielu wspólnych miesięcy i lat, razem z Tobą w naszej drużynie!

Czy masz też pasję do operacji? W takim razie rozpocznij z nami swoją przygodę!

Odzwiedź naszą stronę i zarejestruj się po nasz newsletter!

ZAREJESTRUJ SIĘ TERAZ